办事程序

要求及注意事项

一

采购项目立项审批

1.    单价或批量采购大于10万元以上设备需在“大型设备论证系统”（http://192.168.8.14:2003/）中填报上传，并打印申购单，经科室主任及所在科室党支部书记审核后递交至设备科（手术室统筹管理的项目，需报经手术室管理小组研究讨论，并加具审批意见）；年度计划需经中心设备论证委员会论证讨论，并上报党政联席会议研究审批。审批通过的项目，由设备科组织招投标采购。立项审批结果可查询“大型设备论证系统”，或由设备科以内部邮件反馈审批结果。
2.    单价不超10万的仪器设备，或设备维修立项，在“设备管理系统”（http://192.168.8.14/）或“医院综合运营管理系统——固定资产模块”（http://hbos.sysucc.org.cn/）填报提交申购表，并打印申购单，加具科室意见后递交至设备科。科研经费支出的，需先报科研科审批；设备用电>=1KW的，需先报物管科审批。立项审批结果请自行上网查询（一般情况下，10天内可完成审批）。
3.      若遇紧急情况或其它特殊情况，请务必书面阐明紧急理由。

二

采购

1.    通过审批的单价或批量价格大于10万元的项目：
[1]. 各使用科室应组织科室核心小组讨论设备的选型，并向设备科提交经科室主任确认的纸质版设备招标的用户需求文件（含拟采购设备的配置、性能技术参数、售后服务要求、常用耗材的清单列表等）。用户需求的电子文件上传到“大型设备论证系统”（http://192.168.8.14/），或发电子邮件到设备科相关项目负责人，由设备科审阅招标参数后组织招标采购，必要时组织专家论证和价格谈判。
[2]. 开评标结果，经中心党政联席会议审议通过后，由招标公司对外发布中标公告。
[3]. 设备科在科室网站定期对外发布中标信息。
2.    单价或批量不超10万元的仪器设备：
[1]. 由科研经费支出购置的项目，请自行进行网上竞价采购http://202.116.65.105/school_hospital/welcome.do；
[2]. 其它经费支出购置的，由设备科综合使用科室的选型要求进行规范采购，如：网上竞价、询价、货比三家等流程进行购置。

三

签订合同

根据中心合同管理规定，合同金额在3万元及以上必须要签订购置合同，10万元以上必须报中心监审处审批。所有合同必须按中心合同管理规定进行审批，并经中心分管领导、中心主任签批。
1.      10万元以上的购置合同（合同样本可从设备科主页下载）
[1]. 供货商根据招投标文件中相关内容制定合同初稿，招标文件中若有“合同参考范本”的，需按合同范本制定。并附上购置设备的详细清单、售后服务承诺、投标人的行贿档案《查询结果告知函》等。合同初稿打印一份，以及电子文件交设备科项目经办人。合同中仪器设备名称及型号要与相关批文、许可证、产品说明书等一致。
[2]. 经设备科项目经办人初审，将合同初稿、设备的详细清单、售后服务承诺、廉洁协议书等文件交使用科室经办人初审，并经使用科室负责人签加意见后，按医院合同审批流程报批。
[3]. 经审批通过的合同，由合同对方签名盖章后，到中心办办理盖章手续。合同文件要求一式五份，院方留四份，廉洁协议书留两份。
[4].设备科经办人需将合同及相关材料报送监察审计处备案。
2.      10万元以下的购置合同（合同样本可从设备科主页下载）
[1]. 供货商根据询价文件或网上竞价中相关内容制定合同初稿，并附上购置设备的详细清单、售后服务承诺。合同初稿打印一份，以及电子文件交设备科项目经办人。合同中仪器设备名称及型号要与相关批文、许可证、产品说明书等一致。
[2]. 经设备科项目经办人初审，将合同初稿、设备的详细清单、售后服务承诺、廉洁协议书（年累计5万元以上的经济事项）等文件交使用科室经办人初审，并经使用科室负责人签加意见后，按医院合同审批流程报批。
[3]. 经审批通过的合同，由合同对方签名盖章后，到中心办办理盖章手续。合同文件要求一式四份，院方留三份，廉洁协议书留两份。

四

到货

1.      货到前要做好相关的准备，包括场地的准备、水电等等，避免中间环节停滞，造成货到后无法开箱、安装调试。
2.      仪器设备到货前，供应商需报设备科项目经办人，并联系安排到货要求及时间后，按要求交货到指定地点，按合同清单清点货物、有必要的，开箱清点。并由厂家安装与调试，尽早投入使用。

五

验收

设备验收按相关的验收表格（10万元以下的填写《验收报告》，均可从设备科主页下载）进行

六

账务办理

1.      固定资产登记需带相关资料（如申购单、有效发票、收货单据、验收报告等）到设备科固定资产岗办理登记。
2.      保存好“固定资产入库账单”或“耗材出入库账单”的第一联（交财务处存）。
3.      贴好“中山大学肿瘤防治中心设备卡”专用标签，并保存好仪器设备卡【黑卡】，以待备查。
4.验收完成后，尽快办理固定资产登记或耗材出入库登记手续。

七

付款

1.      若合同执行过程中，需要支付款项的，需由合同对方提交“款项申请书”，注明申请款项的具体情况和理由。
经审批后，凭审批材料到医院财务处办理付款手续（包括预付款、结算款等），并保存好相关单据（如需请款，请保存好请款单），以便将来查账（冲账）使用。

八

办理冲账手续

凭已盖“已办固定资产”章或已办理耗材出入库的有效发票及入账单据等，到医院财务处办理冲账手续

九

使用登记

1.      仪器设备正常使用期间，应当直接用于院内，不得擅自转让、移作他用或者进行其他处置。如需院内调剂请持仪器设备卡到设备科办理资产转移手续。
2.      做好贵重仪器使用记录表，应做到每次使用均进行登记，以便检查时查阅。

十

报废处置

1.        仪器设备使用一定年限后不能再使用时，应按规定进行报废处置。
2.        填写并递交“中山大学肿瘤防治中心设备报废/报损审批表”，按相关规定逐级上报审批。
3.        单价或批量申报处置超过5万以上设备，或者由于特殊原因需提前报废处置的设备（可通过设备管理系统查询最低报废年限），需提交设备报废论证书，详细陈述设备处置理由及收益情况等。
4.      按上级主管部门规定，凡单价超过200万元以上贵重仪器，需经卫生部批准处置后，方可进行实物处理及账务核销。
5.      批准报废后的仪器设备由设备科进行统一回收等处理，由设备科对固定资产帐进行核销，回收处理所得款项需分类上报医院财务处。