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中山大学肿瘤防治中心外包业务管理制度

2015/2/4 13:18:58 来源: 阅读数:4278

1. 目的   为加强医院业务外包管理,规范业务外包行为,防范业务外包风险,根据有关法律法规和医院内部控制要求,特制定本制度。
 
2. 适用范围 适用范围适用于医院将日常经营中的部分业务委托给医院以外的专业服务机构或经济组织(以下简称“承包方”)完成的经营行为。

3. 相关角色和职责

3.1 归口管理 是业务外包管理的归口管理部门。

3.2 岗位人员 负责外包业务的日常管理。

3.3部门负责人部门负责人

负责:

(1)统筹计划、安排本部门业务外包工作,与相关职能部门沟通协调等;

(2)对业务外包过程进行指导、监督和总体控制;

(3)定期对业务外包的合理性、合同执行、绩效以及对承包方管理等情况 进行分析,及时上报主管领导。

4. 管理要求

4.1 业务外包方案管理

4.1.1 业务外包范围和方式

(1) 与主业核心能力关联度低、可控度高、外部市场化程度高的业务,适合业务外包。

(2) 与主业核心能力关联度低,但可控度和外部市场化程度低的业务,具备手段或能力对其外包后的质量、信息安全或成本进行有效监控 的业务,可以实施业务外包。

(3) 与主业核心能力关联紧密的业务,不得进行外包。

  外包方式包括整体外包和部分外包。 确定业务外包时要考虑业务运营具体特点、外包市场成熟程度、管控水平等综合因素。

4.1.2 业务外包实施方案的制定

  医院应当根据各类业务与核心主业的关联度、对外包业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准,合理确定业务外包的范围,并根据是否对医院生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理,以突出管控重点,同时明确规定业务外包的方式、条件、程序和实施等相关内容。 医院应根据年度预算以及生产经营计划,对实施方案的重要方面进行深入评估以及复核,包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等,确保方案的可行性。业务外包方案包括但不限于:业务外包范围、方式、条件、程序和实施等内容制定实施方案,避免将核心业务外包,同时确保方案的完整性。 医院对重大的业务外包项目应组织可行性分析, 必要时可征询外部专家的意见,并根据其合理化建议完善实施方案。

4.1.2 业务外包实施方案的审批

  医院应建立和完善业务外包的审核批准制度。明确授权批准的方式、权限、 程序、责任和相关控制措施,规定各层级人员应当在授权范围内进行审批,不得超越权限审批。 医院相关业务部门在对业务外包实施方案进行审查和评价时, 应当着重对比分析该业务项目在自营与外包情况下的风险和收益,确定外包的合理性和可行性。 重大业务外包项目应由主管院长参与决策,对业务外包的经济效益做出合理评价。重大业务外包方案,应当提党政联席会议审批


4.2 承包方的选择

4.2.1 承包方准入机制的建立

  医院应建立严格的承包方准入机制, 并指定专人负责承包方名录的日常维护和定期更新,同时对列入名录的承包方进行考量和评定,评定结果由相关业务部门负责人审核后报医院主管领导批准。

4.2.2 招标及承包方的选择

  医院应引入竞争机制,按照有关法律法规,遵循公开、公平、公正的原则,采用招标等适当方式,择优选择承包方。

  选择承包方时,医院相关业务部门应根据不同业务范围,组成由相应专业人员组成的承包方评估小组,并对外发布投标公告,与候选承包商建立联系,发放外包项目竞标邀请书及相关材料。参与竞标的候选承包商应在指定期限内提交投标书及相关材料,主要内容包括项目解决方案、实施计划、资源配置、报价等。

  评估小组应通过实地调研等多种方法,调查候选承包方的合法性,(即是否为依法成立、合法经营的专业服务机构或经济组织,是否具有相应的经营范围和 固定的办公场所)、专业资质、技术实力及其从业人员的履历和专业技能,并考察候选承包方从事类似项目的成功案例、业界评价和口碑,同时综合考虑医院内外部因素,对业务外包的人工成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行测算分析,合理确定外包价格,严格控制业务外包成本。
调查结束后,评估小组应编制考核报告,并按规定权限执行审批。

  医院根据评估小组反馈的各种信息, 按照规定的程序和权限从候选承包方中做出选择,并建立严格的回避制度和监督处罚制度,避免相关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行为。

4.3 业务外包合同的签订

4.3.1 风险因素的识别及外包合同的签订

  医院相关业务部门在订立外包合同前,应充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险因素,并通过合同条款予以有效规避或降低。

(1)在合同的内容和范围方面,明确承包方提供的服务类型、数量、成本,以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。
 
(2)在合同的权利和义务方面,明确医院有权督促承包方改进服务流程和方法,承包方有责任按照合同协议规定的方式和频率,将外包实施的进度和现状告知医院,并对存在问题进行有效沟通。

(3) 在合同的服务和质量标准方面,应当规定外包商最低的服务水平要求以及如果未能满足标准实施的补救措施。
 
(4) 在合同的保密事项方面,应具体约定对于涉及医院机密的业务和事项,承包方有责任履行保密义务。
 
(4) 在费用结算标准方面,综合考虑内外部因素,合理确定外包价格,严格控制业务外包成本。
 
(6) 在违约责任方面,制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款,以适应环境、技术和医院自身业务的变化。

4.3.2 业务外包管控措施的落实

  医院相关业务部门应当按照业务外包制度、工作流程和相关要求,落实业务外包实施全过程的管控措施,包括制定与承包方之间的资产管理、信息资料管理、人力资源管理、安全管理等机制,确保承包方在履行外包业务合同时有章可循。

4.4 业务外包过程管理

4.4.1 绩效评价和考核的开展

  在承包方提供服务或制造产品过程中,医院应密切关注重大业务外包承包方的履约能力,采取动态管理方式,对承包方开展日常绩效评价和定期考核。 医院应对承包方的履约能力进行持续评估, 包括承包方对该项目的投入是否能够支持其产品或服务质量达到医院预期目标,承包方自身的财务状况、生产能力、技术创新能力等综合能力是否满足该项目的要求。

4.4.2 监控和应急机制的建立

  医院应建立即时监控机制,一旦发现偏离合同目标等情况,应及时要求承包方调整改进。医院对重大业务外包的各种意外情况做出充分预计,建立相应的应急机制,制定临时替代方案,避免业务外包失败造成医院生产经营活动中断。

4.4.3 违约行为的处理

  有确凿证据表明承包方存在重大违约行为,并导致业务外包合同无法履行的,应当及时终止合同,并指定有关部门按照法律程序向承包方索赔。

  切实加强对业务外包过程中形成的商业信息资料的管理。

4.4 项目验收

  医院应根据承包方业务外包成果交付方式的特点制定不同的验收方式,严格 按照有关验收标准对承包方交付的产品或服务进行审核及测试, 确保产品或服务的质量达到要求, 并出具验收证明。验收过程中发现异常情况的, 应当立即报告,查明原因,视问题的严重性与承包方协商并采取恰当的补救措施,必要时依法索赔。

4.6 财务核算与披露 财务核算与披露

4.6.1 费用结算 医院相关业务部门应当严格按照合同约定的结算条件、分包业务标准和验收 证明进行交付。财务部门应审核相应的结算申请单、发票等原始凭证,审核无误后进行账务处理,记账凭证须经不相容岗位人员稽核。

4.6.2 管控与披露 医院财务部应当根据医院内部会计制度的规定,结合外包业务的特点,制定外包业务成本核算与管理办法,对业务外包过程中交由承包方使用的资产、涉及资产负债变动的事项以及外包合同诉讼等加强核算与监控, 并在财务报告中进行 必要、充分的披露。

                总务处
              2013年9月


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